Tác giả: TS. Bùi Thiên Thu, GS Đại học Okayama (Nhật Bản)
Phó Chủ tịch thường trực Hội Cảng, Đường thuỷ, Thềm lục địa Việt Nam
Nguyên Cục trưởng Cục Đường thuỷ nội địa Việt Nam
Trong bối cảnh chi phí logistics còn cao và yêu cầu phát triển bền vững ngày càng trở thành tiêu chuẩn của chuỗi cung ứng toàn cầu, doanh nghiệp logistics Việt Nam không chỉ cần đầu tư thêm công nghệ hay hạ tầng. Một dư địa quan trọng khác nằm ngay trong chính hoạt động vận hành: giảm lãng phí, chuẩn hóa quy trình và hình thành văn hóa cải tiến liên tục. 5S, Just-In-Time và Kaizen có thể trở thành những nền tảng quan trọng cho quá trình này.
Tối ưu từ chính những lãng phí trong vận hành
Chi phí logistics của Việt Nam hiện vẫn ở mức cao so với nhiều nền kinh tế phát triển. Trong cấu trúc chi phí đó, bên cạnh vận tải và hạ tầng, những lãng phí phát sinh trong quá trình vận hành kho bãi, quản lý hàng tồn, sử dụng mặt bằng, nhân lực và thiết bị cũng là những yếu tố doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát.
Điều này đặt ra một câu hỏi quan trọng: trước khi đầu tư thêm tài sản và công nghệ, doanh nghiệp đã khai thác hiệu quả những nguồn lực hiện có hay chưa?
Đó cũng là điểm xuất phát của Lean Logistics – quản trị logistics tinh gọn. Thay vì chỉ tập trung tăng công suất, Lean hướng đến nhận diện và loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị trong toàn bộ dòng vận động của hàng hóa.
Trong một trung tâm logistics hay kho vận, lãng phí có thể tồn tại dưới nhiều hình thức: hàng tồn chiếm dụng mặt bằng quá lâu; nhân viên mất thời gian tìm kiếm hàng hóa, dụng cụ và chứng từ; quãng đường di chuyển không hợp lý; phương tiện và thiết bị phải chờ đợi; hoặc hàng hóa bị hư hỏng do tổ chức không gian kho thiếu khoa học.
Nhìn từ góc độ này, 5S, Just-In-Time và Kaizen không phải ba công cụ tách biệt, mà bổ trợ cho nhau: 5S tạo nền tảng chuẩn hóa; JIT tối ưu dòng chảy hàng hóa; còn Kaizen duy trì quá trình cải tiến liên tục.
5S: Bắt đầu từ một kho hàng có tổ chức
5S gồm Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc và Shitsuke – Sẵn sàng.
Trong logistics, giá trị của 5S không đơn thuần nằm ở việc giữ cho kho hàng sạch đẹp. Quan trọng hơn, đây là phương pháp tổ chức không gian làm việc để giảm thao tác thừa, rút ngắn thời gian tìm kiếm, hạn chế sai sót và nâng cao mức độ an toàn. Sàng lọc giúp loại bỏ những vật tư, thiết bị và hàng hóa không còn cần thiết khỏi khu vực vận hành. Sắp xếp lại vị trí hàng hóa, thiết bị nâng hạ và công cụ theo tần suất sử dụng và luồng di chuyển có thể giúp giảm đáng kể thời gian thao tác. Trong khi đó, việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và kiểm tra thường xuyên cho phép phát hiện sớm các vấn đề như rò rỉ nhiên liệu, hỏng hóc thiết bị hay nguy cơ mất an toàn.
Điểm quan trọng nhất của 5S nằm ở chữ S cuối cùng – Sẵn sàng, tức biến các tiêu chuẩn vận hành thành thói quen và kỷ luật của người lao động. Khi đó, 5S không còn là một chiến dịch vệ sinh kho bãi mà trở thành nền móng cho quá trình chuẩn hóa vận hành.
JIT: Từ quản lý tồn kho sang quản lý dòng chảy hàng hóa
Nếu 5S tạo nền tảng cho một hệ thống kho có tổ chức, Just-In-Time (JIT) hướng tới một mục tiêu khác: để hàng hóa di chuyển theo nhu cầu thực tế với lượng tồn kho hợp lý nhất.
Hàng tồn kho quá mức không chỉ làm tăng nhu cầu diện tích và chi phí lưu kho mà còn khiến vốn bị giữ lại lâu hơn trong chu kỳ kinh doanh, đồng thời gia tăng nguy cơ hàng hóa xuống cấp hoặc lỗi thời. JIT vì vậy hướng doanh nghiệp từ tư duy “đẩy” hàng hóa vào kho để chờ nhu cầu sang hệ thống phản ứng sát hơn với nhu cầu thực tế của thị trường.
Trong logistics, cross-docking là một ví dụ điển hình. Hàng hóa được chuyển từ phương tiện nhập sang phương tiện xuất trong thời gian ngắn thay vì phải trải qua một chu kỳ lưu kho hoàn chỉnh. Nếu tổ chức tốt, mô hình này có thể giảm thời gian lưu kho, giảm thao tác bốc xếp và nâng cao tốc độ quay vòng hàng hóa.
Tuy nhiên, JIT không đồng nghĩa với việc loại bỏ tồn kho bằng mọi giá. Các biến động của chuỗi cung ứng toàn cầu trong những năm gần đây cho thấy doanh nghiệp vẫn cần tính toán mức tồn kho an toàn phù hợp với từng nhóm hàng hóa, thời gian cung ứng và mức độ bất định của thị trường. Vì vậy, cách tiếp cận phù hợp hơn không phải là “không tồn kho”, mà là giảm những tồn kho không tạo giá trị và tối ưu dòng lưu chuyển hàng hóa.
Kaizen: Khi cải tiến trở thành một phần của vận hành
5S và JIT có thể tạo ra những thay đổi rõ rệt trong quy trình, nhưng hiệu quả khó duy trì nếu cải tiến chỉ xuất hiện dưới dạng một chương trình ngắn hạn. Đây là vai trò của Kaizen – triết lý cải tiến liên tục dựa trên những thay đổi nhỏ nhưng được duy trì thường xuyên. Trong một doanh nghiệp logistics, những người hiểu rõ nhất các bất hợp lý trong vận hành nhiều khi không phải ban lãnh đạo mà là nhân viên trực tiếp làm việc tại hiện trường: thủ kho, tài xế xe nâng, nhân viên kiểm hàng, điều phối vận tải hay công nhân bốc xếp.
Một kệ hàng được bố trí lại để giảm vài chục mét di chuyển, một thao tác kiểm hàng được rút ngắn hay một điểm giao cắt nguy hiểm trong kho được loại bỏ có thể chỉ là những cải tiến nhỏ. Nhưng khi hàng trăm cải tiến như vậy được duy trì trong thời gian dài, chúng tạo ra mức tăng năng suất đáng kể. Giá trị lớn nhất của Kaizen vì thế không nằm ở từng sáng kiến riêng lẻ mà ở việc xây dựng một cơ chế để người lao động liên tục nhận diện vấn đề, đề xuất giải pháp, thử nghiệm, đo lường và chuẩn hóa cách làm tốt hơn.
Từ Lean Logistics đến ESG
ESG không nhất thiết bắt đầu từ những dự án lớn. Một trong những trở ngại đối với nhiều doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ là suy nghĩ rằng chuyển đổi xanh hay ESG luôn đi kèm với những khoản đầu tư lớn vào xe điện, kho thông minh, năng lượng tái tạo hoặc hệ thống công nghệ phức tạp. Những khoản đầu tư đó có thể cần thiết trong quá trình chuyển đổi dài hạn. Nhưng trước khi triển khai các dự án quy mô lớn, doanh nghiệp vẫn còn một dư địa đáng kể để cải thiện hiệu quả từ chính hệ thống vận hành hiện tại.
Một kho hàng được tổ chức tốt hơn có thể giảm quãng đường di chuyển của thiết bị. Một quy trình JIT phù hợp có thể giảm thời gian lưu kho không cần thiết. Một hệ thống Kaizen hiệu quả có thể huy động kinh nghiệm của hàng trăm nhân viên trực tiếp để phát hiện những điểm lãng phí mà cấp quản lý khó quan sát. Những thay đổi đó có thể không tạo ra những hình ảnh “chuyển đổi xanh” ấn tượng, nhưng lại tạo nên nền tảng quan trọng cho năng suất và phát triển bền vững. 5S, JIT và Kaizen là những công cụ quản trị nền tảng, giúp doanh nghiệp chuyển các mục tiêu về hiệu quả tài nguyên, an toàn lao động và quản trị minh bạch thành những cải tiến cụ thể trong hoạt động hằng ngày.
Trong bối cảnh cạnh tranh logistics ngày càng dựa trên năng suất, tốc độ, độ tin cậy và yêu cầu phát triển bền vững, nâng cấp doanh nghiệp không nhất thiết luôn bắt đầu bằng những dự án đầu tư lớn. Đôi khi, bước chuyển đầu tiên nằm ở những câu hỏi rất căn bản: Có bao nhiêu thao tác đang không tạo ra giá trị? Bao nhiêu diện tích kho đang được sử dụng chưa hiệu quả? Bao nhiêu thời gian và năng lượng đang bị lãng phí trong quá trình hàng hóa di chuyển? 5S giúp nhìn thấy và chuẩn hóa những vấn đề đó. JIT giúp tổ chức lại dòng hàng. Kaizen biến cải tiến thành một quá trình liên tục.
Khi được triển khai một cách thực chất, ba phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp logistics giảm chi phí và nâng cao năng suất, mà còn tạo nền tảng vận hành cần thiết để tiến tới những mục tiêu phát triển bền vững và ESG ở cấp độ cao hơn.
