Ngày 26/8/2026 tại TP. Hồ Chí Minh, Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh (ITPC) phối hợp cùng Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tổ chức Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh 2026 – Lĩnh vực Logistics, với chủ đề “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics – Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp”. Sự kiện đã thu hút hơn 150 đại diện doanh nghiệp, cùng các luật sư, chuyên gia và tổ chức hoạt động trong lĩnh vực logistics.
Sự kiện thuộc khuôn khổ Chuỗi sự kiện Quản trị Pháp lý Doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh (LMS 2026), Hội nghị thu hút hơn 200 đại biểu là đại diện doanh nghiệp dịch vụ logistics, luật sư, chuyên gia và các tổ chức liên quan. Các phiên trao đổi tập trung vào một vấn đề ngày càng nổi bật trong ngành: khi giao dịch logistics chuyển dần từ giấy sang môi trường số, doanh nghiệp phải làm gì để bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực và khả năng kiểm soát chứng từ, dữ liệu?
Chuyển đổi số không chỉ là bài toán công nghệ
Phát biểu tại Hội nghị, PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa – Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) nhận định, khi số hóa ngày càng đi sâu vào hoạt động kinh doanh và đầu tư, tính chất của các tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn.
Trong lĩnh vực logistics, một giao dịch có thể đồng thời tồn tại dưới nhiều hình thức: hợp đồng giấy, email, nền tảng điện tử, lệnh vận chuyển điện tử, dữ liệu từ hệ thống quản lý hay các loại chứng từ số. Điều này có thể làm phát sinh tranh chấp liên quan đến giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên giữa các tài liệu.
Theo PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa, khi tranh chấp được đưa ra cơ quan tài phán, vấn đề không chỉ là dữ liệu điện tử có tồn tại hay không, mà doanh nghiệp còn phải chứng minh được nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu.
Vì vậy, chuyển đổi số cần đi cùng với quản trị dữ liệu. Doanh nghiệp cần quy định rõ trong hợp đồng về việc xác lập, lưu trữ và sử dụng chứng cứ điện tử, cũng như thứ tự ưu tiên giữa các loại chứng từ khi có sự khác biệt.
Logistics Việt Nam đang ở giai đoạn “số trong – giấy ngoài”
Mở đầu phần chuyên môn, ông Ngô Khắc Lễ – Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC trình bày tham luận “Giao dịch logistics và những chuyển biến mới trong bối cảnh chuyển đổi số”.
Theo ông Lễ, chuyển đổi số trong logistics Việt Nam đang diễn ra trên nhiều phân khúc như vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng biển, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng tốc độ số hóa giữa các lĩnh vực còn khác nhau.
Những giao dịch có tính lặp lại thường được số hóa nhanh hơn, trong khi các chứng từ gắn với quyền sở hữu, thanh toán hoặc bảo đảm ngân hàng vẫn đặt ra nhiều yêu cầu phức tạp về pháp lý và khả năng công nhận giữa các bên.
Đối với mô hình giao dịch lai – nơi chứng từ giấy và dữ liệu điện tử cùng tồn tại – ông Lễ cho rằng vấn đề cốt lõi là phải bảo đảm chứng từ điện tử có thể thực hiện chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, đặc biệt đối với các chứng từ có khả năng chuyển nhượng.
Trong bối cảnh đó, Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng (NCD Convention) được đánh giá là một bước phát triển đáng chú ý trong quá trình xây dựng khuôn khổ pháp lý cho thương mại số. Công ước hướng tới việc thiết lập cơ chế pháp lý thống nhất đối với chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng ở cả dạng giấy và điện tử, tạo thêm nền tảng cho việc công nhận và sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch xuyên biên giới.
Đối với Việt Nam, đây có thể là một trong những cơ sở quan trọng để ngành logistics tiến tới số hóa xuyên biên giới một cách thực chất và đồng bộ hơn.
Điểm nghẽn không nằm ở việc “có số hóa hay không”
Tại phiên thảo luận thứ nhất do ông Nguyễn Đức Bình – Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) điều phối, các chuyên gia tập trung phân tích thực trạng chuyển đổi số của doanh nghiệp logistics và những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành mô hình lai.
Chia sẻ từ thực tiễn thị trường, ông Nguyễn Duy Hưng – Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai cho rằng năng lực đầu tư công nghệ giữa các doanh nghiệp logistics hiện còn chênh lệch đáng kể.
Một số doanh nghiệp, đặc biệt tại các cảng, ICD và hệ thống kho vận, đã triển khai nhiều giải pháp như quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động.
Tuy nhiên, quá trình số hóa phần lớn vẫn diễn ra theo từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn riêng lẻ, chưa hình thành được sự kết nối xuyên suốt giữa doanh nghiệp vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý. Đây được xem là một trong những điểm nghẽn lớn khi Đồng Nai hướng tới vai trò trung tâm logistics của khu vực.
Từ góc độ pháp lý và thực tiễn giao dịch, ông Ngô Khắc Lễ nhận định nhiều doanh nghiệp logistics Việt Nam hiện không hoàn toàn ở trạng thái “paper” hay “paperless”, mà đang trong giai đoạn “số trong – giấy ngoài”.
Tình trạng này xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan như quy định pháp luật, yêu cầu của cơ quan quản lý, mức độ đồng bộ giữa các hệ thống, lẫn nguyên nhân chủ quan như tâm lý chưa an tâm với chứng từ điện tử hoặc đối tác chưa sẵn sàng kết nối số.
Theo ông Lễ, vấn đề vì thế không đơn thuần là doanh nghiệp đã chuyển đổi số hay chưa, mà quan trọng hơn là các bên có đủ niềm tin để giao dịch trên môi trường số hay không.
Thay vì chuyển đổi một cách nóng vội, doanh nghiệp có thể đi theo lộ trình “từ trong ra ngoài”: bắt đầu từ số hóa quy trình nội bộ, mở rộng sang các đối tác có quan hệ giao dịch thường xuyên, sau đó từng bước tiến tới giao dịch số xuyên biên giới.
Trong quá trình này, việc chuyển giao dữ liệu phải luôn gắn với quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên để hạn chế những khoảng trống có thể dẫn đến tranh chấp.
Chứng cứ điện tử phải được quản trị ngay từ đầu giao dịch
Phiên thảo luận thứ hai tập trung vào các rủi ro và vấn đề đặc thù phát sinh trong tranh chấp logistics thời đại số. Phiên làm việc do LS. Đặng Việt Anh – Luật sư Điều hành Công ty Luật TNHH ANHISA, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC điều phối, với sự tham gia của LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân – Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung và LS. Trương Công Hồng – Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA.
Từ thực tiễn tư vấn và giải quyết tranh chấp, LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân cho biết một giao dịch logistics hiện nay có thể để lại dấu vết trên rất nhiều kênh: email báo giá, Zalo, WhatsApp, nhật ký trên nền tảng, eBL, eDO và các hệ thống điện tử khác.
Theo bà, doanh nghiệp có thể tận dụng nền tảng số trong các khâu như báo giá, đặt dịch vụ hay trao đổi nghiệp vụ, nhưng những nội dung quan trọng liên quan đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của các bên cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên đợi đến khi xảy ra tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ.
Ngay từ khi giao dịch được thiết lập, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử; xác định rõ kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ đầy đủ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ có liên quan.
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tranh chấp có yếu tố xuyên biên giới, nơi việc thu thập và xác minh chứng cứ thường phức tạp hơn.
Mô hình lai có thể tạo ra những “điểm đứt gãy”
Tiếp nối phiên thảo luận, LS. Trương Công Hồng – Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA phân tích một số vụ việc thực tiễn liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử và những hệ quả có thể phát sinh từ mô hình giao dịch lai.
Một trong những tình huống được đề cập là việc chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán. Trong trường hợp quy trình kiểm soát không đủ chặt chẽ, bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng để tạo chứng từ giả, từ đó dẫn đến nguy cơ hàng hóa được giao trong khi người bán chưa nhận được tiền.
Theo LS. Hồng, việc kết hợp chứng từ giấy và dữ liệu điện tử nếu không được thiết kế đồng bộ có thể tạo ra những “điểm đứt gãy” trong chuỗi giao dịch.
Do đó, khi áp dụng mô hình lai, doanh nghiệp cần xác lập rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ, cơ chế xác thực, phân quyền và kiểm soát dữ liệu, qua đó hạn chế tranh chấp về tính xác thực, quyền kiểm soát chứng từ và trách nhiệm của các bên.
Từ số hóa quy trình đến xây dựng niềm tin số
Bên cạnh các tham luận chuyên môn, hai phiên thảo luận ghi nhận nhiều câu hỏi và tình huống thực tế từ cộng đồng doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng chứng từ điện tử, lưu trữ dữ liệu, xác lập giao dịch trên các nền tảng số và xử lý chứng cứ khi phát sinh tranh chấp.
Các chuyên gia đã trực tiếp phân tích từng nhóm vấn đề và đưa ra những khuyến nghị nhằm giúp doanh nghiệp nhận diện sớm rủi ro, hoàn thiện quy trình nội bộ và chủ động hơn khi ứng dụng công nghệ vào hoạt động logistics.
Từ các trao đổi tại Hội nghị có thể thấy, chuyển đổi số trong logistics không chỉ là câu chuyện thay giấy bằng dữ liệu điện tử. Thách thức lớn hơn là xây dựng một môi trường giao dịch trong đó dữ liệu có thể được xác thực, quyền và trách nhiệm của các bên được xác định rõ, chứng từ được pháp luật công nhận và các chủ thể trong chuỗi cung ứng đủ tin cậy để cùng vận hành trên nền tảng số.
Trong giai đoạn chuyển tiếp, mô hình lai vẫn sẽ tiếp tục tồn tại. Vì vậy, thay vì đặt mục tiêu “paperless” bằng mọi giá, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng quy trình số có khả năng kiểm soát, truy xuất và chứng minh, từng bước tạo dựng niềm tin số – nền tảng quan trọng để tiến tới một hệ sinh thái logistics kết nối và số hóa toàn diện hơn.
Nguồn: Ảnh – thông tin từ BTC Hội nghị, Biên tập: Thanh Hải – VP VLA
